Die GDPdU definieren den Zugriff auf die steuerlich relevanten Daten auf drei verschiedene Arten, genannt Z1, Z2, Z3.

• Die erste Methode (Z1) ist der unmittelbare Datenzugriff des Betriebsprüfers. Dabei bedient der Prüfer das elektronische Buchführungssystem an einem vom Unternehmen zur Verfügung gestellten Arbeitsplatz selbst. Das beinhaltet die Prüfung der Buchhaltungsdaten, Stammdaten und Verknüpfungen. Einbezogen werden auch die vorhandenen Auswertungsprogramme zur Filterung und Sortierung der steuerlich relevanten Daten. Das Unternehmen ist dabei für die Abgrenzung der Daten, die dem Prüfer angezeigt oder vorgelegt werden sollen, selbst verantwortlich. Der Prüfer hat das Recht, alle Daten, die ihm vorgelegt werden, auszuwerten. Es liegt also im Interesse des Unternehmens, sich vor der Betriebsprüfung Gedanken über die bereitzustellenden Daten zu machen und den Zugriff auf diese Daten so einzuschränken, dass das Prüfungsziel zwar erfüllt werden kann, aber auch die Interessen des Unternehmens dabei gewahrt bleiben.
• Der mittelbare Datenzugriff (Z2) sieht vor, dass dem Prüfer ein Mitarbeiter des steuerpflichtigen Unternehmens zur Verfügung gestellt wird, der das System bedient. In diesem Fall legt der Prüfer fest, welche steuerlich relevante Daten er einsehen möchte. Die Kosten der maschinellen Auswertung sind durch das Unternehmen zu tragen. Der Mitarbeiter soll über das notwendige Know-how zum Bedienen des DV-Systems verfügen.
• Die dritte Methode zum Zugriff auf die steuerlich relevante Daten ist die Datenträgerüberlassung (Z3). Bei dieser Methode stellt das Unternehmen dem Betriebsprüfer einen oder mehrere geeignete Datenträger zur Verfügung, die die erforderlichen, maschinell auswertbaren Daten (wahlfreie Zugriffe) beinhalten. Der Prüfer kann die Daten dann in seine Prüfsoftware importieren und die Prüfung im Finanzamt durchführen. Als geeignete Datenträger kommen CD und DVD in Frage, da die Notebooks der Prüfer mit entsprechenden Laufwerken ausgestattet sind. Die Kosten der erforderlichen Datenextraktion und des damit verbundenen Aufwands trägt das Unternehmen. Die Rückgabe des Datenträgers erfolgt spätestens nach Bestandskraft der Betriebsprüfungs-Bescheide.

Ein externer Online-Zugriff der Finanzbehörden auf die Datenbestände des Unternehmens ist ausgeschlossen.

Die Installation der Prüfsoftware erfolgt ausschließlich auf den Notebooks des Außenprüfers.

Der Betriebsprüfer darf die drei Methoden des Zugriffs auf die Daten wahlfrei bestimmen und auch miteinander kombinieren.