Für Unternehmen, die SAP R/3 als ERP-Lösung einsetzen, ermöglicht das Data Retention Tool (DART) die technische Umsetzung der GDPdU in SAP-Systemen mit den unterschiedlichsten Releaseständen. DART führt die steuerlich relevanten Daten aus den unterschiedlichsten Quelltabellen in einer Datei zusammen. Dieser, mit einem beschreibenden Header versehene Datenextrakt, bildet die Grundlage für die weitere Bereitstellung von steuerlich relevanten Informationen für den Betriebsprüfer. Mit Hilfe der View-Erstellung werden Datensichten (Views) auf die Datenextrakte erzeugt, die ausschließlich die für die digitale Betriebsprüfung erforderlichen Daten beinhalten (Z3). Die Bereitstellung der steuerlich relevanten Daten im SAP Audit Format (Daten inklusive der erforderlichen Feldbeschreibungen) erfüllt somit die Anforderungen der Betriebsprüfung.
Auf Basis unserer Projekterfahrungen möchten wir Sie sensibilisieren, das Thema "SAP und GDPdU" ganzheitlich zu betrachten und empfehlen folgende Projektinhalte ebenfalls zu berücksichtigen :
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Einrichten einer Prüferberechtigung mit erweiterter Zeitraumprüfung (Z1 und Z2)
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Protokollierung der Zugriffe durch den Prüfer
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Datenextraktion und revisionssichere Ablage
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Testweise View-Erstellung auf Basis der Datenextrakte
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Berücksichtigung kundeneigener Tabellen
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Prüfung der erzeugten Views mit der Betriebsprüfer-Software "IDEA"
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Dokumentation der Vorgehensweise
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Erstellen einer Verfahrensdokumentation
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