"Für jedes DV-gestützte Buchführungssystem ist eine Dokumentation zu erstellen."
Die am 7. November 1995 durch das Schreiben des Bundesministeriums der Finanzen an die obersten Finanzbehörden der Länder veröffentlichten "Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme" (GoBS) sowie das HGB bilden die rechtlichen Vorgaben für die so genannte Verfahrensdokumentation. Die GoBS sind von der Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e.V. (AWV), Eschborn, ausgearbeitet worden.
Die am 1.1.2002 in Kraft getretenen "Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen" (GDPdU), die u. a. die Speicherung (Archivierung) originär digitaler Dokumente definieren, sowie die Zugriffsmethoden auf die steuerlich relevanten Daten im Rahmen einer Betriebsprüfung verweisen auf die GoBS.
Grundsätzlich dient die Verfahrensdokumentation der Transparenz und dem Nachweis der Erfüllung der gesetzlichen Vorgaben. Sie beschreibt vollständig den Aufbau und Ablauf (Prozesse) des Abrechnungsverfahrens von der Entstehung, Speicherung bis hin zum eindeutigen Wiederfinden der Informationen.
Auszug aus den GoBS, Teilziffer 6.2:
6.2 Die Verfahrensdokumentation muss insbesondere beinhalten:
- eine Beschreibung der sachlogischen Lösung
- eine Beschreibung der programmtechnischen Lösung
- eine Beschreibung, wie die Programm-Identität gewahrt wird
- eine Beschreibung, wie die Integrität von Daten gewahrt wird
- eine Arbeitsanweisung für den Anwender
Die Beschreibung eines jeden der vorgenannten Bereiche muss den Umfang und die Wirkungsweise des internen Kontrollsystems erkennbar machen.
6.2.1 Die sachlogische Beschreibung enthält die Darstellung der fachlichen Aufgabe aus der Sicht des Anwenders.
Diese enthält insbesondere folgende Punkte:
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eine Generelle Aufgabenstellung
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eine Beschreibung der Anwenderoberflächen für Ein- und Ausgabe einschließlich der manuellen Arbeiten
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eine Beschreibung der Datenbestände
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eine Beschreibung von Verarbeitungsregeln
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eine Beschreibung des Datenaustausches (Datenträgeraustausch/ Datentransfer)
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eine Beschreibung der maschinellen und manuellen Kontrollen
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eine Beschreibung der Fehlermeldungen und der sich aus den Fehlern ergebenden Maßnahmen
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eine Aufstellung der Schlüsselverzeichnisse
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Eine Beschreibung der Schnittstellen zu anderen Systemen
6.2.2 Die Beschreibung der programmtechnischen Lösung hat zu zeigen, wo und wie die sachlogischen Forderungen in Programmen umgesetzt sind. Tabellen, über die die Funktionen der Programme beeinflusst werden können, sind wie Programme zu behandeln.
Quelle: GoBS
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