In der Vorbereitungsphase eines GDPdU-Projektes ist die Durchführung eines GDPdU-Workshops empfehlenswert, in dem die wesentlichen Aufgaben und deren Komplexität, der Verlauf und der mögliche Aufwand eines Projektes besprochen werden. Um das Unternehmen für diese Art von Betriebsprüfung vorzubereiten, müssen Fachleute aus verschiedenen Disziplinen zusammenarbeiten. Diese fachübergreifenden Anforderungen, sowie auch die häufig vorkommende starke Komplexität der verwendeten IT-Systeme sind der Grund dafür, dass die Anwesenheit der Geschäftsleitung, der IT-Leitung und der Buchhaltung, ggf. auch des Controllings bei dem GDPdU-Workshop erforderlich ist. Der Workshop zeigt allen Beteiligten die Wichtigkeit eines GDPdU-Projektes auf und sensibilisiert die Beteiligten für die bevorstehenden Aufgaben.

Ablauf des Workshops:

• Kick-off
  Ablauf und Ziel des Workshops
  Vorstellung der Teilnehmer
• Steuerliche und rechtliche Grundlagen
  Hintergründe
  Mitwirkungspflichten
  Betriebsprüfung
  Welche Änderungen sind erfolgt?
  Darstellung GOBS, GDPdU,
  Zugriffsarten
  Steuerrelevante Daten
• Präsentation IDEA
  Funktionalität
  Beispiel Datenimport , Analyse, Ergebnisse
• Projektausblick
  GDPdU-Projekt
  GDPdU-Migrationsprojekt
  Verfahrensdokumentation
• Präsentation des Unternehmens
  Organisationsstruktur
  Prozessdarstellung
  Auftragsdurchlauf
  Besonderheiten in den unterschiedlichen Geschäftsbereichen
• Aufnahme der IT-Landschaft und der Anwendungen des Unternehmens
  Betroffene IT-Systeme
• Speicherorte Bewertung der Aufnahme
  Verfügbarkeit der Daten
  Abgrenzung der Daten (Prüfungszeitraum)
  Revisionssicherheit der Daten
  Zugriffsmöglichkeiten Z1,Z2 und Z3
  Aufbewahrungsstrategie

Zusammenfassung, Abschlussbesprechung und weiteres Vorgehen

In Abhängigkeit von der Komplexität des Unternehmens, der buchungsrelevanten Abläufe und der IT-Infrastruktur, liefert ein 1- bis 2-tägiger Workshop folgende Ergebnisse: 

• Zeitaufwand
• Kosten (interne und externe)
• Projektplan und Projektorganisation
• Projektmitarbeiter (interne und externe Ressourcen)
• Identifizierung der betroffenen Fachbereiche
• Arbeitsgruppen und Verantwortungsbereiche (wer macht was)
• Arbeitsteilung (interne und externe Ressourcen)